販売製品の保守契約情報を管理するために導入した事例

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導入事例

導入事例
日本アバカス株式会社 様

販売管理システム見直しの中、
契約書管理のシステム化は切り出して考えた。
「Ofigo契約書管理」は 保守契約期限管理に
必要な機能が揃っていた。

Interview 日本アバカス株式会社 左から 管理本部 早坂課長様、取締役 武藤本部長様、佐藤次長様
左から
管理本部 早坂課長様
取締役 武藤本部長様
佐藤次長様
日本アバカス株式会社様(山形市)に「Ofigo契約書管理」を導入していただきました。自社開発もできてしまう、開発実績の多いシステム会社様がなぜ、パッケージの「Ofigo契約書管理」を選ばれたのか? また、実際、どのような運用をされているかについて、具体的なお話をお聞きすることができました。

■「Ofigo契約書管理」を導入した背景

保守契約管理は一刻も早く行う必要があった

― 資料請求から2ヶ月でご決断、ご導入いただきました。 システム導入の背景をお聞かせください。―

佐藤様:
  導入したきっかけは「販売管理システム」の見直しをしよう、というのが発端でした。経営分析情報をもっと迅速に取り出したいなどさまざまな課題があり、販売管理システムを新しくしようと検討していました。当初、販売製品の保守契約の管理も、販売システムと連携して考えていましたが、全体の見直しにはまだまだ時間がかかります。 保守契約管理はとても大切です。知らないうちに期限が切れていると、遡及して再契約など手続き上煩雑で大変です。ここだけでも早くやろうということで、ここの部分を切り出して検討を始めたのがきっかけでした。

早坂様:
  保守更新・保守切れのタイミングは商談の機会としても重要ですからね。

― 契約書管理だけでも先行させるというご英断だったわけですね。―

■「Ofigo契約書管理」を選んだ理由

機能と価格が納得できれば迷う必要はない

― 他社製品と比較検討されたかと思いますが、なぜ、 「Ofigo契約書管理」を選んでいただけたのでしょうか?―

早坂様:
  インターネットで一番初めに見つけた製品が「Ofigo契約書管理」でした。まずはこれを試してみようという話になったわけです。

― よかったです!最初に目を留めていただいて…。(笑)―

早坂様:
  評価版を入手しすぐ試して、そのまま本番に移りました。他社製品を比較する間もなかったですね。

佐藤様:
  もともと社内の会議で出てきた要望機能が「Ofigo契約書管理」にほとんど備わっていた。マストである通知、トータル的な管理(登録した人間だけが使える)があり、機能的に満足でした。 当初は自社開発も検討しましたが、開発要員の確保がお客様の状況にも影響されるためリスクがあります。過去にそれで頓挫した計画もあったという苦い経験もあり、購入して利用できるのであれば…と。価格もそうですが機能的な満足が一番の理由です。

ビジネスチャンスを逃さないスピードが重要

武藤様:
  早いですよね、自社開発するよりは。人件費もこの価格では当然おさまらない。スケジュールの問題もあるし…。そうこうしていたら、その間のビジネスチャンスを取り逃がすことになりかねない。

――具体的にどういう機能がご満足いただけたのですか?――

佐藤様:
  指定した日時をピンポイントで選んだり、契約満了日の何週間前といった設定もできる通知機能が搭載されていたこと。その辺が一番良かった。どうですか?一番使っている早坂さん…。

早坂様:
そのとおりです(笑)

― 価格についてはどうですか? ―

佐藤様:
  自社開発を考えたときのコストを考えると、「Ofigo契約書管理」の購入金額より明らかに高くなる。想定していた範囲内だったため選びました。

■ 実際の運用イメージ

登録は既存システム情報からの一括登録

―導入検討社様にご参考になるかと思うので、ぜひ実際の運用イメージを教えてください。(※お答えからヒントとなるポイントも文中内に編集者追記)―

【登 録】
佐藤様:
  登録は手入力でなく、あらかじめ備わっているインポート(CSV一括登録)でほとんど行った。社内のデータベースに接続して情報を取得し、それを
「Ofigo契約書管理」のインポートフォーマットに合わせて出力する。簡単なツールを作成して利用しています。

欲張らない運用スタートとシンプルな運用

【登録数】
佐藤様:
  全てを登録していません。9月分から登録開始しているので300件程度かな。
※ ヒント 期間を区切ってのスタートでスピード導入を実現
【添付ファイル機能】
佐藤様:
  紙ベースのものもあるので、PDF化して使っています。今まで担当者次第でしたので、その人じゃないとわからないという問題があった。だけどこれで一元管理してしまえば、担当がいなくても分かる。また満了日を過ぎて放置されてしまうこともなくなる。
【主従関係機能】
早坂様:
  両方使っています。ひとつの保守契約に複数のシリアル (物品)が存在している場合は、従契約を活用して管理しています。
※ ヒント 保守契約に主・従関係機能は有効的に使える
【検索キー】
早坂様:
  お客様名ですね。
※ ヒント 実際に本当に使われる検索キーは何かの見極め
【ユーザの設定】
佐藤様:
  管理者が私と早坂含めて5人、一般のユーザは営業や技術など30人ほどですね。各拠点からもここ(本社)に接続しているが、遅い、という話も聞いていません。パフォーマンスは特に問題を感じてはいないです。
【通知機能】
早坂様:
  通知先は管理者数名と営業担当に設定しています。

― 通知先の設定は大変でしたか?―

佐藤様:
  ユーザを選ぶだけですので、特に大変ではないですね。

―通知回数は何回か設定されていますか?―

早坂様:
  通知は3か月前に1回で設定しています。

■今後のOfigo契約書管理への要望

―評価中に佐藤様からいただいたご意見はさっそく、最新版に反映させていただきました。他にもご要望があればお教えいただきたいのですが。―

佐藤様:
  最近情報システム監査にも携わっていることもあり、セキュリティなども気にしています。Ofigo契約書管理 は今、ログ画面でいろいろな形で閲覧することができるため、それは良い。ただ出力ができないため、その機能(何らかの形のアウトプット)が欲しいな、と思っている。
もう一点、今はログイン認証を設定画面のアカウントで行っているが、ログイン画面を出現させて、Ofigo契約書管理を起動したときに認証をさせたい。どちらの方式にするかが選択できればとも。
(以上いただいたご意見は今後反映の方向で検討中。2011年12月20日現在)

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――編集後記――

「一番山形らしい日にお越しになられましたね。」
――今年、最初の本格的な雪の日にご訪問した私どもを暖かく迎えてくださった皆様。日本アバカス様は地域に根ざし、IBMビジネスパートナーのシステム会社様として多くのお客様をもた れています。その保守契約管理で私ども の製品がお役にたてることを運用中の 「Ofigo契約書管理」を拝見し実感させて いただきました。ありがとうございます。

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日本アバカス株式会社 様 会社概要
所在地 山形県山形市十日町4-3-31
設立 1984年6月18日
資本金 5000万円
代表者 代表取締役社長 佐藤英吉
業務内容 PC・ソフト・周辺機器サプライ用品販売、
業務用ソフトウェア開発、IBM機器メンテナンス、
各種システム開発、ネットワーク構築
従業員数 69名
出資 第一貨物株式会社、太平興業株式会社

(2011年12月時点)

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