店舗展開に関する契約情報を、よりスピーディーに対応するために導入した事例

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導入事例

導入事例
株式会社ダイヤモンドダイニング 様

電子化した契約書の専用管理システムとして、
まさにぴったりのものが。
検索や通知機能、シンプルな画面構成、
一括登録の簡単さを評価。

Interview ダイヤモンドダイニング 左から 人事総務課 及川文香様、同課長 森田和宏様
左から
人事総務課 及川文香様
同課長 森田和宏様
個性豊かな独自ブランド店舗を多数展開されている、株式会社ダイヤモンドダイニング様に「Ofigo契約書管理」を導入していただきました。スピード感ある拡大を続けられる中、急激に増加していく契約書を目の前にして、ご担当者様はどのような管理システムを必要としたのか?具体的なお話をお聞きしました。

■ 契約管理の検討をはじめた理由

現場の声と潜在リスクから、早急なシステム化を検討

― 検討初期から、電子化やシステム環境など各種のご相談をいただいていました。本格的に取り組まれる最初のきっかけは何だったのでしょうか?―

森田様:
  もともとは契約管理の現場で課題を耳にするようになりました。店舗展開に合わせて契約書がものすごい数、増えてきていましたので、それにつれて管理や共有性に便利さを求める声があがっていったわけです。
 また更新管理や情報確認のために、常に一つの台帳をチェックしていましたので、そこにリスクを感じてもいました。
 そこから社内的な検討を経て、電子化やシステム化に本格的に取り組みはじめました。

― きっかけは業務改善や効率化だったのですね。―

■ 契約管理システムに求めた機能

契約管理に特化したシステムが最適

― 文書管理製品の方が契約管理製品よりも多いと思うのですが、そちらはお探しにはならなかったのですか?―

森田様:
  今回の検討では契約書のみを対象にしていました。また機能としても細かい「期限管理」に注目していましたので、最初から文書管理としてではなく契約管理システムで探していましたよ。
 ただ、他社の文書管理の製品も検討候補にはありました。

― 最終的に「Ofigo契約書管理」をお選びいただけたわけですが、ポイントは何でしたか?―

森田様:
  欲しい機能があった、という点はもちろんあります。
 ただそのほかの理由として、セキュリティ面が充分か、不要な機能がないか、価格は妥当か、など総合的な判断で選びました。

検索や通知機能のほか、「使いやすさ」もポイント

― 機能としては、具体的にどの部分がご評価いただけたのでしょうか?―

森田様:
  まずは通知メールですね。契約ごとに日付や宛先が自由にいくつも設定できるので、期限管理についてはそれで充分でした。あとは属性(契約の管理項目)も自由に作れるので、当社の台帳をそのまま使えますし、それぞれの属性で検索もできる。そういえば、(一括でおこなう)登録作業が楽そうなところも良かった。

及川様:
  あとは画面が一画面なので、見やすいし使いやすそうと思いました。同じ画面で契約を探して、内容を確認して、添付されている原本も確認できる。

森田様:
  買い切りだけど、その後のサポートにバージョンアップが含まれているので、今後の機能追加もできるところはいいですよね。

― ありがとうございます。―

■ 業務での運用イメージ

多様な属性設定が運用にマッチ

― 御社は直営店舗を200以上お持ちですが、どのような契約書を「Ofigo契約書管理」で管理されるのですか?―

森田様:
  すべての契約をOfigoで管理しようと思ってます。店舗賃貸借契約や売買契約はもちろん、衛生とか警備、産廃、レンタル、人事関係、あとは決済代行など、色々ですね。

及川様:
  全部合わせると、件数として一万件以上はあると思います。

― システム上ではどのように分類されるのですか?―

森田様:
  契約の種類として、今は10数種類で分類しています。種類ごとの個々の属性はこれからの運用で詰めていくものもあるので、今後見直していく可能性はありますが。
 全ての契約に共通する属性としては、締結先や店舗名、原本保管場所などを用意していますね。

システム化の結果、業務が効率化

― 自動メール通知機能をご利用いただく他は、主に検索をして契約を確認する運用が多いと思いますが、ご利用の範囲やシーンなどを教えていただけますでしょうか。―

森田様:
  当面は管理部門の中だけでまずは利用するつもりです。
 ただ今後、各店舗が使うところまで利用範囲を拡大させる可能性はあります。
 日常の業務で検索するタイミングとしては、監査のときや契約内容を確認するときになりますね。

及川様:
  あとは業務上、「○○の契約はどうなっていた?」と指示や問い合わせを受ける機会も多いので、そのときに検索すれば迅速に確認ができるというのはかなり助かります。

― よく問い合わせは発生するのですか?―

及川様:
  店舗展開が多いものですから、行政手続きや届け出関連も多く、その際の契約や内容の確認を求められることが多いですね。

■ 導入効果

― あらためて、御社にとっての導入効果を教えていただけますか?―

森田様:
  第一にリスクが軽減されるところが大きいです。会社としても担当者としても。他にもアクセス権や履歴、情報が即時反映される点、どれも効果としてあります。
 それに管理水準がかなり上がりますので、業務の活用シーンでもより効率的になっていくと思います。担当者もシステムを使うことでかなり楽になりますしね。

■今後のOfigo契約書管理への要望

― システムへのご要望などがございましたらお聞かせください。―

森田様:
  Ofigoは一画面の中で契約リストや登録項目、検索枠などがまとまっていて、それはとてもいいです。ただ、コールセンタースタッフなどのシステムにあまり詳しくない人でも、より簡単に内容が確認できるような画面も欲しい。例えば一つの契約についてのビューや詳細を確認できる画面があればと思います。
 あとは、選択肢を管理できる属性がもっと大量の選択肢も楽に管理できるようになると、かなり便利だと思いますね。

― ありがとうございます。次回バージョンアップ以降も機能追加は計画しておりますので、今回いただきましたご要望も検討させていただきます。―

株式会社ダイヤモンドダイニング 様 会社概要
所在地 東京都港区芝4-1-23 三田NNビル18階
設立 1996年3月
資本金 5億201万円
代表者 代表取締役社長 松村厚久
業務内容 飲食事業(居酒屋・レストラン等)の経営・企画・運営
アミューズメント事業(ビリヤード・ダーツ・複合カフェ等)の経営・企画・運営
従業員数 単体465名(連結705名)
直営店舗数 単体110店舗(連結219店舗)

(2014年2月末時点)

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