契約同士の紐付け機能などを用いて、より効率的な管理を目指して導入した事例

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導入事例

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株式会社アイ・エム・ジェイ 様

契約書の管理システムとして、関係性を
管理できる機能をはじめ、まさにイメージ通り。
自社に合わせた柔軟な設定で、
今後のより効率的な管理を可能に。

Interview アイ・エム・ジェイ 左から 総務部業務推進Unit 小嶋亜矢子様、同マネージャー 長澤隆様
左から
総務部業務推進Unit 小嶋亜矢子様
同マネージャー 長澤隆様
インターネット領域を中心に、企業のデジタルマーケティングやブランディングを戦略企画から制作、マネージメントまでトータルに手掛ける株式会社アイ・エム・ジェイ様に、「Ofigo契約書管理」を導入していただきました。
ご担当者様はご検討の初期段階から、多量の契約書を管理するシステムについて明確なイメージをお持ちでした。どのような製品評価を経て導入を決定されたのか、また、今後どのような運用をされるのか、詳しくお話をうかがいました。

■ システムの選定をはじめた理由

― ご導入時点の契約書数は2万件です。これはCIJにお問い合わせいただくお客様の平均より多い件数(ボリューム層は3千〜5千件)なのですが、これまではどのような管理をされていましたか?―

多量の契約情報とPDFファイルを、より効率的に

長澤様:
  契約書はすべてPDF化し、そのファイルは既製ソフトウェアに格納しています。検索用の契約情報は自前の管理システムでそれぞれ管理していました。

― どのような課題が挙げられたのでしょうか?―

長澤様:
  情報が二箇所にありますので、アクセス権などの設定管理や検索するときの手間などが挙げられます。また双方の紐付けを行う必要もあり、より効率的な管理ができるシステムを探すことになりました。

■ 求める機能

― 本製品の資料をダウンロードされてから、デモ、試用、評価、決裁、とスムーズにご検討を進められたように感じられましたが、候補システムが絞られていたのですか?―

契約の関連性の表現はイメージとピッタリ

小嶋様:
  いえ、同時期に十数社ほど資料収集しています。デモもしていただき、試用もしました。

長澤様:
  我々が考える必要な機能の一つに、契約書間の関連性をつけられること、という要件がありました。フォルダによって分類したり、関連した契約書をリンクしたりする製品も見ましたがしっくりきませんでした。契約書が作成されるタイミングによる運用上の問題も考えられました。あまりイメージに合うものが見つからず、探すときは「文書管理」の他、「論文管理」や「在庫管理」などのキーワードでも検索しましたね。

小嶋様:
  Ofigoで契約書の関係性が可視化できるのは、一覧化された見た目とも併せてイメージがピッタリでした。

長澤様:
  この他に、契約情報に対して検索が柔軟にできることや、その検索条件の保存が自由にできることも良かったです。あとは、主となる画面が良くも悪くも一画面ですので憶える範囲が限られていてトレーニングがさほど要らないことも評価しました。

小嶋様:
  製品比較としては、機能以外の面も含めて評点をつけていますが、Ofigoは契約管理そのもののシステムということもあり、他の製品とは中身に大きな違いがありました。

― 実際に試用をされたご感想はいかがでしたか?―

小嶋様:
  見た目からイメージしていた通りの操作性で、それほどギャップは感じませんでした。

長澤様:
  試用時に実際にデータを入れてみたりして感じたことなのですが、ファイルサーバと同じようなフォルダによる管理の仕組みでは、フォルダを先に作らないといけないし、対応する量も膨大なので、そういった仕組みのものは採用が難しいと思いました。

■ 運用イメージ

― お取り扱い件数や管理項目といった実際の運用イメージを教えてください。―

捺印管理も兼ねた運用

小嶋様:
  初期は2万件ほどです。今後はひと月で百〜2百件ほどずつ増えていくことになると思います。管理項目としては、「締結先」や「満了日」といった一般的なものが多いです。また捺印管理としても使いますので、「回収状況」といった原本の所在を表す項目も用意しています。この他に、社内の別システムと紐付ける項目もあります。合わせると全部で30項目ほどになるでしょうか。

― どのような契約書を登録されるのですか?―

小嶋様:
  大きく、事業取引に関する契約と、それ以外の自社に関する契約に分けています。事業取引に関する契約には業務委託や覚書などが多いですね。自社に関する契約は会社運営に関わるもので、たとえば建物の賃料などの契約です。

― お使いになる方はどのような方ですか?―

管理側に集中している負荷を現場に分散

小嶋様:
  初期は50名ほどです。総務部、経理部、人事部のほか、各部門担当の営業事務が利用します。今後、閲覧のみ可能なアクセス権限を持つ人は増やしていくかもしれません。

― 営業事務の方が現場からの照会やお問い合わせに対応されるのですか? ―

長澤様:
  そうなります。これまでは情報が分散していたこともあり、営業事務からはすべての情報が参照できず、法務や総務に問い合わせていました。今後はこの問い合わせが減ることで無駄なやり取りが少なくなり、管理側ではなく現場側で自己解決できることになります。

小嶋様:
  実は、担当は違いますが、私どもの部署でこうした問い合わせに対応していました。締結先で絞って数十個ほどある契約の中から目的の契約を探し出すなど、負担が大きかったです。

■ 導入準備

― ご負担といえば、システムの導入にあたっては初期登録情報の整備にもご対応をいただいています。具体的にはどのような作業をされましたか?―

小嶋様:
  管理したい項目はこの機会に一新しました。それに合わせて、現状では不足している情報がありましたので、一時的に担当をつけて情報整備に専念してもらいました。

― 御社は件数も多いのですが、拾い上げが必要な不足情報量は多かったですか? それとも、簡単にチェックしていく程度でご対応できたのでしょうか? ―

長澤様:
  不足もありましたが、この機会に情報はほぼ全部見直しています。内容の精査も兼ねて全件を対応しました。

小嶋様:
  紙でしか情報がない契約も一部あり、その場合は一件ずつ情報を抽出していきました。

― 件数が多いので大変でしたね。―

小嶋様:
  そうですね。完了まで数ヶ月ほどかかりました。

■期待する効果

― これまでお話いただきました、情報の一元管理化や、お問い合わせの負荷低減のほかにも、期待しているところはございますか?―

小嶋様:
  適切なアクセス権の下において大事な情報が見える化されることで、契約が有効かどうかや、解約の管理、契約書原本の回収状況などの情報確認がしやすくなり、それぞれの業務が効率化されるのではないかと思います。

― 業務上の効率化や、コンプライアンスの強化も、ということですね。是非、ご活用いただきたく思います。―

株式会社アイ・エム・ジェイ 様 会社概要
所在地 東京都目黒区青葉台 3-6-28 住友不動産青葉台タワー
設立 1996年7月4日
資本金 43億1,046万円
代表者 代表取締役社長 竹内真二
業務内容 デジタルマーケティング事業
(※グループの事業内容を含む)
従業員数 グループ従業員数 合計694名

(2015年3月31日現在)

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