店舗展開に関する契約情報を、よりスピーディーに対応するために導入した事例

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導入事例

導入事例
霧島ホールディングス株式会社様/株式会社九州日立システムズ様

業務で日々使用するものだから、契約情報を調べやすく
確認しやすいことが、まず第一。
シンプルさや操作性を見て、この製品が最も
イメージに近いものでした。

Interview 霧島ホールディングス 左から 管理本部 経理・法務課 長友俊様、同課長 今村恵子様、石川健一郎様、芦田恵一様、飛佐恵奈様、上西由弘様
左から
霧島ホールディングス株式会社
管理本部 経理・法務課 長友俊様、
同課長 今村恵子様、石川健一郎様、
芦田恵一様、飛佐恵奈様、上西由弘様
『地域に根差した高品質の本格焼酎』で有名な霧島酒造株式会社様を傘下に収める霧島ホールディングス株式会社様に「Ofigo(オフィーゴ)契約書管理」を導入していただきました。また、九州地方において代表的なシステムインテグレーターの株式会社九州日立システムズ様には、同製品のご紹介から採用後の導入作業まで、牽引役としてリードしていただきました。
霧島ホールディングス株式会社様が抱えていた課題意識のほか、製品選定の流れや評価されたポイントについて、詳しくお話をうかがいました。
※ 以降でご発言された方のお名前の先頭に、霧島ホールディングス様は(霧)、
  九州日立システムズ様は(日)の文字をつけています。

■ 導入前の課題

― これまではどのように契約情報を管理されていたのでしょうか?―

情報共有しなければならない業務への対応

(霧)石川様:
  Excelファイルを作成して、全件ではありませんが情報入力をして台帳管理していました。紙は当課(経理・法務課)で電子化して、Excel内からリンクさせている状態です。

― 拝見しましたが、かなりきちんと管理をされている印象です。どのような課題がおありでしたか?―

(霧)石川様:
  管理サイドの者は情報が確認できますが、各部門には共有できていませんでした。情報共有しなければならないケースが発生しはじめていることから、共有化について考えたことがきっかけです。このほかに、入力ルールの不統一や、ファイルサイズの巨大化に伴うレスポンスの低下などといったことも問題としてありました。

(霧)今村様:
  内部統制についても意識しています。締結の経緯といった情報は、より正確に保存できるようにし、より見やすくしていきたいという思いがありました。

■ 製品選定の流れ

― 宮崎県(霧島ホールディングス様)と神奈川県(CIJ)という遠距離ではありますが、およそ3ヶ月でご採用に至り、スピード感がありました。どのような流れでご選定を進められたのでしょうか?―

別ルートから探しても「Ofigo契約書管理」に辿り着いた

(霧)今村様:
  九州日立システムズさんが見つけてくださったんですよね。

(日)鎌田様:
  はい。「契約書管理」そのものの製品があまりなく、実は「文書管理」製品もご提示していたのですが、汎用的すぎることや、必要の無い機能もあることから、そちらは選ばれませんでした。Ofigo以外の製品も探すため、弊社の中でさまざまな商材を取り扱う他部署の詳しい者にも聞いていたのですが、そちらからもOfigoに辿り着く結果でした。

(日)木下様:
  弊社にはお客様のシステム管理課からお話があり、製品も同課へとご提案するのですが、そちらでまず止められた製品もあります。Ofigoはそこでの判断をクリアして、法務課様へ伝わりました。

(霧)今村様:
  その後こちらで比較検討しまして、最終的にOfigoに決めたという経緯です。

― (九州日立システムズ様からご覧になられて)お客様へご提案するにあたり、Ofigoを選んだ理由としてどのようなポイントがございましたか?―

(日)鎌田様:
  まずは「契約書管理」という、目的そのものの名前が分かりやすかったです。ほかには、現行運用しているExcelに近いビジュアルと操作が違和感なくお使いいただけると思いました。また、利用者のクライアント端末にアプリケーションをインストールするような製品は運用上の負担が考えられましたので、Webベースの製品であることも候補とした理由の一つでした。

― 実際にお使いになられるユーザー様の目線では、Ofigoを選んだポイントとして何かございましたか?―

(霧)石川様:
  現状がExcelファイルによる管理ですので、やはりそこからスムーズな移行ができることは重要でした。また、もう少し大掛かりなシステムもそれはそれで魅力がありましたが、分かりやすさや利便性も考慮して決定しました。

■ 評価した機能

― 「ここを評価した!」という点について、もう少し詳しくお聞かせいただけますか?―

契約管理のシステムとしてまさにイメージが近かった

(霧)石川様:
  情報を調べやすく確認しやすいことがまず第一だと考えていまして、その点でOfigoは「まさに近いね」という声があがっていました。また、あいまい検索機能など利便性に繋がる機能も評価しました。このほかには、当初必要と考えていなかった機能についても活用できそうだと思うものがありました。(契約間の関連付け機能)

― 九州日立システムズ様にも触れていただいたと思うのですが、評価されたポイントはございましたか?―

(日)鎌田様:
  資料ではほぼメイン画面が掲載されていましたよね。実際の登録時には、このほかの画面への遷移などが色々とあるのではと思っていたのですが、それが無かったですね。メイン画面でそのまま操作できる。シンプルなところが良かったと思います。

左から
株式会社九州日立システムズ
プラットフォーム事業部 プラットフォームイノベーション部
クラウド・基盤アプリケーショングループ 技師 鎌田律子様、
ソリューション営業本部 産業・流通・社会営業部
社会営業グループ 主任 木下明様

― 霧島ホールディングス様は、実際に触られたときにどのようにお感じになられましたか?―

(霧)今村様:
  (見た目と操作の)違和感は無かったです。操作もしやすいと思いました。ファイルをドラッグ&ドロップでそのまま貼り付けられるところも良いですね。

■ 運用イメージ

― ありがとうございます。それでは次に、Ofigoをどのように運用されていくのかをお聞かせいただけますか?―

立ち上げを早くして、順次展開していく

(霧)石川様:
  スタート時点の利用者は10名程度です。今後、各部署の担当と上長に展開していくことを考えています。だいたい50名程になるでしょうか。

(霧)今村様:
  内部監査の関係者にも、必要があれば展開していき活用したいと考えています。

■ 期待する効果

― 今後、どのような効果を期待されていますか?―

(霧)今村様:
  各部への意識付けがあります。現場との共通認識を育むことで、法務手続き等を始めとした業務遂行が捗ることになると思っています。また、現場では取引先と話をすることが多々ありますが、今後は過去の経緯などの情報が確認できるようにもなりますので、そういった業務上の効果もあります。同じ取引先からの取引単価なども参考にしてもらい、コストの適正化にも繋げたいです。

(霧)石川様:
  通知機能なども今後は活用していきたいですね。

― コンプライアンスの面だけではなく、業務効率にも多方向で影響をお考えなのですね。今後はぜひ、通知機能もご活用していただき、ますます御社の事業に貢献できれば幸いです。―

霧島ホールディングス株式会社 様 会社概要
所在地 宮崎県都城市下川東4-28-1
設立 2015年3月28日
資本金 2,289万円
代表者 代表取締役社長 江夏順行
業務内容 グループ会社の管理業務
従業員数 単体53名(グループ合計506名)

(2016年4月1日現在)

株式会社九州日立システムズ 様 会社概要
所在地 福岡県福岡市博多区博多駅南2丁目12-22
設立 1970年6月1日
資本金 8,000万円
代表者 代表取締役 取締役社長 堀田誠
業務内容 システム構築事業/システム運用・監視・保守事業、ネットワークサービス事業、情報関連機器・ソフトウェアの販売と開発
従業員数 単体459名

(2016年4月1日現在)

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