「Ofigo契約書管理」は柔軟な属性検索・期限通知・アクセス制御などが可能

0120-047-055
お問合わせ先

株式会社CIJ
市場開拓推進本部

TEL: 0120-047-055

よいな!オフィーゴ

(受付時間 月〜金 9:00〜17:00)

Email

お問い合わせはこちらから

Ofigo契約書管理 資料ダウンロードはこちらから

契約書管理の3大課題と契約書管理システムの特長

契約書管理は、実業務の点だけではなく、内部統制やコンプライアンスの観点からもきっちりすべき業務です。しかし実際には、一元管理はおろか存在も不明瞭だったり、ルールの元に集められていてもその管理や運用が困難になってきていたり、課題を抱えている企業も多いのが実態です。

しかしまた、契約書管理の課題は主に以下の3つに集約されると言っても過言ではありません。ユーザビリティの向上とコストパフォーマンスの追及を実現させた契約書管理システム『Ofigo契約書管理』なら、3つの課題を解決。契約書の管理・運用に特化したシステムです。

  • 1. 契約書の情報共有
  • 2. 契約書の期限管理
  • 3. 契約書のアクセス制御

1   契約書の情報共有

すでに契約が締結されているかを顧客名から調べたい。
契約の原本を確認したい。
総務や法務に毎回電話やメールで問い合わせをしなくても、自分で簡単に
確認できるようにならないだろうか…?

簡単な情報共有

Ofigo契約書管理システム を導入することで、自席のパソコンから契約情報が確認できるようになります。
ご導入先の運用に合わせた属性が用意でき、またそれは検索キーとして利用できるので、大量の契約情報の中からでもユーザーはいつでも簡単に目的の契約を確認することができます。

エンタープライズ版
属性検索機能-エンタープライズ

メイン画面(エンタープライズ版)>


さらに、各契約には電子ファイルを添付することができます。
そのため、締結後の契約書をスキャンして入れておくことで、システム上から原本も確認ができます。
システムから契約情報や原本内容の確認ができるので、原本は保管スペースに移しておくことができ、キャビネットなどの収納に関するお悩みも解決できます。


2   契約書の期限管理

3ヶ月契約の更新タイミングをしっかり把握しておきたい。
事務担当者が手動でチェックをして営業担当者へ連絡している。
サポート期限が切れていることを知りようがない。
件数も多いので自動で通知できないだろうか…?

期限管理も楽々

Ofigo 契約書管理 は、設定された通知日に、設定されたメールアドレスに対して、自動でメール通知がされます。
設定は一契約に対して複数できますので、契約書の更新タイミングのほか、営業フォローのタイミングなどにも活用できます。

エンタープライズ版
通知日設定機能-エンタープライズ

設定された通知パターンを適用します。
通知日は、カレンダーからの指定の他、日付属性から期間を足し引きした相対的な指定ができます。
通知先は、直接入力の他、Ofigo契約書管理ユーザーリストなどからの指定ができます。

期限通知(エンタープライズ版)>


3   契約書のアクセス制御

担当範囲で閲覧を制限させ、法務ではすべての契約を見られるようにしたい。
閲覧だけをさせて編集・更新はさせたくないユーザーがいる。
操作の内容や閲覧の可否についてコントロールできないだろうか…?

安心のセキュリティ

Ofigo契約書管理 なら、操作権限と閲覧権限のどちらも設定が可能です。

操作権限には以下の3種類があります。

   管理   管理系の画面が操作できます。
管理系の画面では、属性の設定や、種別の作成などができます。
メイン画面において閲覧権限のある契約は登録や編集、削除等が自由にできます。

一般 管理系の画面は操作ができません。
メイン画面において閲覧権限のある契約は、登録や編集などが自由にできます。

制限 管理系の画面は操作ができません。
メイン画面において閲覧権限のある契約でも、見ることしかできません。


資料のダウンロード・お問い合わせはこちら